La gestion de projet en théorie et en pratique
Les aspects théoriques de la gestion de projet sont abordés tout au long des sessions, sont mis en pratique sur une plateforme de gestion de projet, et sont reliés à des exemples de la vie réelle.
Formation
Formation à la gestion de projets
Premier de Projet est une simulation d'implémentation de logiciel en entreprise.
En utilisant les meilleures pratiques de gestion de projets, chaque équipe doit mener à bien son projet malgré les événements qui font dérailler l'avancement.
Présentiel ou distanciel Adaptée à votre structure
Premier de Projet en bref
Le travail d'équipe
Le jeu provoque et encourage les interactions entre les membres d'équipe, afin qu'ils réalisent que la réussite d'un projet vient aussi des relations entre les personnes.
L'aisance à l'oral
Au fur et à mesure des COPILs, les pratiquants deviennent plus à l'aise à l'oral, grâce notamment aux conseils de présentation et de présence dans l'espace qu'ils reçoivent.
Formation à la gestion de projets
Né à l'IAE Savoie Mont-Blanc, le jeu Premier de Projet met les élèves en situation de gestion de projets. En gérant l'implémentation d'un CRM, ils sont confrontés à tout ce qui peut déraper dans ce genre de projet.
Également adaptée pour vos collaborateurs, cette formation mélange présentiel et distanciel pour former les futurs chefs de projets. Les apprenants doivent :
- Initialiser leur projet, anticiper les coûts et délais
- Gérer l'avancement de leur projet
- Répondre aux événements que l'équipe reçoit, qui perturbent le projet
- Réaliser leurs comités de projets (prises de décision en équipe)
- Préparer les comités de pilotage, et présenter l'état de leur projet.
Utilisation d'une plateforme de gestion de projets
Les apprenants doivent utiliser une vraie plateforme de gestion de projet (Probant), afin de formaliser leurs décisions et prévisions. Cela leur permet de se rendre compte du périmètre de formalisation d'un projet, et d'appréhender les concepts utilisés.
Rendus des livrables
Tout au long du jeu, des livrables écrits sont demandés. Ceux-ci abordent diverses problématiques de la gestion de projet. Ils permettent aux équipes d'approfondir par elles-mêmes certains domaines, et de vérifier que les thèmes sont bien compris.
COPROJ et COPIL
Les équipes se réunissent en comités de projet, afin de prendre des décisions collégiales. Régulièrement, les équipes rendent compte de leur projet devant le comité de pilotage. Un double apprentissage s'opère : le management d'équipe, et la communication aux parties prenantes.
Apprentissages
Cette formation pousse les étudiants à porter une attention particulière à divers éléments qui ponctueront leur vie professionnelle :
- La qualité de leurs supports de présentation
- La facilité à présenter clairement des idées à l'oral à un public qui n'a pas forcément les mêmes connaissances
- La rigueur prolongée nécessaire à la tenue d'un projet dans le temps
- La rédaction de documents normatifs sur des processus de gestion de projets (cahier des charges, choix d'outils, mémos, etc.)
- La difficulté de garder motivée une équipe dans le temps, et sous la pression
- L'acceptation de leur ignorance sur certains sujets, et les réflexes à entretenir pour aller chercher l'information
- L'acculturation aux outils de type CRM ou MES (adaptable à vos besoins)
Notions de gestion de projets
Deux phases distinctes sont mises en place :
- Une phase théorique, orientée vers les outils de la gestion de projets, les grandes lignes de la planification et de la gestion des risques.
- Une phase pratique, avec la gestion de projets fictifs (ou réels selon votre organisation) sur la plateforme, et le traitement d'événements reprenant des situations problématiques de gestion.
Quand les étudiants répondent aux problématiques reçues, des discussions démarrent autour du sujet. C'est l'occasion de réintroduire des éléments théoriques, et d'amener des situations réelles pour aider les étudiants à se projeter.
Événements
Tout au long du jeu, le moteur de la plateforme envoie des événements aux équipes. Ces événements peuvent impacter le projet de plusieurs façons : sur les coûts, délais, qualité, projet. Chaque événement représente une situation probable en entreprise, et permet d'aborder un sujet spécifique.
Les impacts peuvent :
- Retarder le projet (perte d'efficacité des tâches)
- Accélérer le projet (gain d'efficacité, diminution du périmètre)
- Créer de nouveaux risques, ou faire évoluer les existants
- Ajouter aux coûts (via des factures, ou simplement en augmentant la charge de travail)
- Poser des questions éthiques (tentatives de corruption, liens d'intérêts)
- Déplacer des ressources de projet en projet
- Remettre en cause la méthodologie de gestion employée
Accélération du rythme et scénarisation
En fonction de la charge de vos étudiants, le rythme des incidents peut accélérer. Il est important de ne pas les submerger, mais de leur faire comprendre que la gestion de projet est demandeuse de temps. Ce changement de rythme peut paraître léger, mais peut très vite faire remonter des problématiques de gestion du temps, et de gestion d'équipe, qui sont très pédagogiques.
Pour varier les interactions, des événements scénarisés peuvent être mis en place, et adaptés à votre structure. Ces événements posent des questions au format QCM à l'équipe, qui a peu de temps pour répondre. En fonction du choix réalisé, une histoire se met en place, faisant gagner ou perdre des points à l'équipe.
Sur la plateforme
Modules traités pendant le jeu
La bonne gestion du projet passe par la formalisation de nombreuses informations que les étudiants retrouveront dans leur vie professionnelle. Le jeu leur permet d'aborder ces notions dans le temps, et de constater les conséquences positives et négatives qu'elles peuvent avoir sur la gestion du projet.
Projets
Les étudiants sont dans la peau d'une équipe en entreprise, et doivent maintenir leur projet, et formaliser les informations qu'ils reçoivent et produisent.
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Tâches & jalons
Chaque groupe doit réaliser un Gantt du projet. Il peut être utilisé pour gérer l'avancement des tâches, en conjonction avec l'écran dédié aux tâches et le module Kanban.
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Feuilles de temps
Le temps fictif passé sur les tâches doit être renseigné par les membres d'équipe sur chaque tâche. Cette information leur sert à gérer leur budget, et à appréhender la rigueur de saisie du temps.
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Incidents
La plateforme envoie régulièrement des événements aux équipes, qu'elles doivent consigner sous forme d'incidents, puis gérer leur résolution.
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Risques
Les risques doivent être créés, suivis et potentiellement réglés. Nous apportons une attention particulière à ce que les étudiants fassent évoluer ces risques tout au long du projet.
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Fichiers
Toutes les décisions prises, ainsi que divers documents que nous leur demandons, doivent être disponibles dans la partie Fichiers du projet. Ces fichiers se retrouvent également dans le contexte dans lequel ils sont pertinents (tâches, suivis, incidents, etc.).
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Suivis – Réunions
Chaque réunion prévue doit être consignée en tant que Suivi. Cela permet aux étudiants de formaliser les décisions prises pendant ces réunions, et d'y ajouter les fichiers éventuels.
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Tableaux de bord
Quand les équipes commencent à mieux s'approprier la plateforme, nous leur demandons d'éditer des tableaux de bord. Soit directement sur la plateforme, soit en utilisant l'API avec des outils de BI disponibles sur le marché.
Livrables
Si le jeu est fictif (ils n'installent pas réellement un CRM), les rendus, eux, doivent être réalisés. Cahier des charges, répartition des responsabilités, critères de choix de la solution, etc.
Avancement
Les projets doivent vivre, et avancer. À intervalle régulier (semaine/mois) des avancements doivent être entrés, mettant à jour les principaux indicateurs du projet. Ils peuvent être comparés à l'avancement théorique estimé en début de projet.
Facturation
Les étudiants reçoivent diverses factures (prestations, matériel, licences) qu'ils doivent saisir dans la plateforme.
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