Gérez vos réunions, anticipez les objectifs, prenez des notes, et indiquez les décisions prises.
Stockez les fichiers échangés, et créez les tâches nécessaires.
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Notez d'abord le sujet de la réunion, dates de début et fin, le type de réunion, son canal de communication (présentiel, distanciel), et bien sûr les participants. Préparez vos objectifs, qui peuvent être à réaliser obligatoirement avant la réunion ou pas.
Prenez des notes dans la zone dédiée, et gardez sous les yeux les éléments les plus importants liés aux contacts, comme les opportunités commerciales, les réunions à venir, et les fichiers échangés.
Indiquez les décisions prises et leur responsable. Ces décisions apparaîtront sur l'écran général des suivis. Créez les éventuelles tâches à réaliser, puis replanifiez une réunion si besoin.
Sur l'accueil des suivis (réunions), vous retrouvez tous les suivis à venir. Les filtres sont disponibles pour ne voir que ceux qui vous concernent, ou ceux qui sont passés. Le calendrier est rappelé pour vous donner une vue d'ensemble, et la liste des décisions prises est affichée.
Chaque ligne de suivi est cliquable afin d'en afficher les détails. À noter que si vos contacts ont leur adresse connue, vous pouvez afficher les suivis sous forme de carte.
Les suivis s'intègrent avec les projets. Vous pourrez donc afficher depuis votre projet tous les suivis qui concernent ce projet.
Sur le suivi lui-même, vous retrouverez les détails (sujet, dates, lieu, etc.), mais aussi la liste des contacts. Les réunions passées ou futures avec ces contacts sont rappelées, pour vous remettre dans le contexte.
Un suivi peut avoir des objectifs. Sortes de mini-tâches, les objectifs peuvent être obligatoires ou non. S'ils sont obligatoires, le suivi apparaîtra en rouge dans votre calendrier, tant que l'objectif n'est pas complété.
Une zone de notes rapides est disponible, qui se sauvegarde d'elle-même afin de ne pas perdre d'informations. Un bloc vous permet de noter les décisions prises, qui en est le responsable, et sa catégorie. Vous pouvez donc formaliser votre réunion au maximum.
Plus bas, les opportunités liées aux contacts sont affichées, et vous pourrez en rajouter à la volée. Également, une liste de tâches liées au suivi est disponible. Ici aussi, ajoutez et éditez vos tâches en deux clics. Enfin, une zone de fichiers vous permet d'ajouter et visualiser les fichiers échangés, sans sortir de cet écran.
Pour chaque type de suivi (types modifiables), vous pouvez créer un ou plusieurs calendriers, et les afficher publiquement. Toute personne peut alors prendre rendez-vous avec vous, en sélectionnant les créneaux horaires disponibles.
Chaque calendrier peut indiquer un ou plusieurs moyens de communication. Que ce soit en visio, par téléphone, ou directement sur site.
Des horaires types peuvent être indiqués, par exemple « Disponible tous les lundis, de 08:00 à 12:00 ». Avec des jours spéciaux, par exemple « Non disponible le lundi 12 juillet de 08:00 à 10:00 », qui viendront affiner ponctuellement les disponibilités.
Tous les jours disponibles apparaissent cliquables. En sélectionnant un jour, les horaires disponibles sont affichés. Après avoir sélectionné l'horaire, l'utilisateur sera invité à entrer son adresse email. Si celle-ci est connue, la plateforme liera le rendez-vous au profil. Sinon, l'utilisateur entrera quelques informations, et son moyen de communication préféré.
Après la création du rendez-vous, votre équipe reçoit une notification, et le rendez-vous est ajouté au calendrier. L'utilisateur pourra de son côté replanifier ou annuler son rendez-vous.
Modules associés
Tous les modules sont inclus dans l'abonnement, sans surcoût. Activez-les quand vous en avez besoin.
